- При принятии решения об уничтожении электронных документов с истекшим сроком хранения рекомендуется выделять такие электронные документы к уничтожению по итогам экспертизы ценности, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (максимально охватывающее существующие контролируемые и неконтролируемые экземпляры, резервные и страховые копии и т.д.) с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
- Уничтожение электронных документов, сроки временного хранения которых истекли, осуществляется уполномоченным работником медицинского учреждения либо уполномоченным сотрудником третьей стороны, действующей по поручению медицинского учреждения.
- Рекомендуется хранить следующую информацию об уничтожении электронных медицинских документов:
- описание уничтоженных документов со степенью подробности, достаточной для исполнения требований, установленных нормативными правовыми актами, и защиты интересов медицинской организации;
- сведения о размещении (хранении) уничтожаемых документов, в том числе с указанием на число экземпляров носителей информации, на очищаемые резервные и иные копии и т.д.;
- дату уничтожения;
- фамилию, имя, отчество, должность ответственного за процедуру уничтожения электронных документов работника, его подпись;
- метод уничтожения;
- сведения о лицах, засвидетельствовавших либо проверивших результаты процесса уничтожения, и их подписи (при наличии).
Если экземпляры документов и информации уничтожаются неодновременно, в оформляемых документах отдельно приводятся сведения об уничтожении каждого экземпляра.
Акт уничтожения оформляется в установленном порядке и подписывается руководителем медицинского учреждения либо иным надлежащим образом уполномоченным должностным лицом. В отсутствие прямых требований в законодательстве и во внутренних нормативных документах организации, акт может быть оформлен как в бумажном, так и в форме электронного документа.