Закупочная деятельность - это управление материальными потоками в процессе обеспечения фармацевтической организации материальными ресурсами. Любая фармацевтическая организация, как производственная, так и торговая, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров. Главной целью закупочной деятельности является поиск и закупка необходимых товаров удовлетворительного качества по минимальным ценам.
Службы закупок в фармацевтической организации выполняют следующие основные функции:
► приобретение нужного товара по наименьшей закупочной цене;
► поддержание высокой оборачиваемости запасов;
► обеспечение доставки товара вовремя;
► обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;
► взаимодействие с надежными поставщиками;
► сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями организации;
► снижение доли расходов на транспортирование и заказ товаров;
► поддержка информационной базы по товару и внесение данных в информационную систему.
С точки зрения организации деятельности служба закупки может быть построена на принципах как централизации, так и децентрализации. Если организация подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего подразделения. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности подразделения, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией
у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому все фармацевтические организации, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех подразделений.