5.1. Общие положения
Для учета, поиска и контроля прохождения документов создается поисковая система, включающая в себя регистрацию и индексирование документов, базы данных и классификационные справочники.
Поисковая система может быть представлена в виде бумажных носителей (картотек) и в электронном виде (СУБД)1.
5.2. Регистрация документов
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящего органа, приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.