Тема 6.1. Организация хранения и выдачи амбулаторных карт в регистратуре
Регистратура должна обеспечивать систематизированное хранение, учет, оформление и сохранность текущих документов и медицинской документации пациентов в установленном порядке. Комплектование, учет, сохранность документации обеспечивают не только эффективность ежедневной работы амбулаторно-поликлинической медицинской организации, но и направления учетно-регистрационной, информационно-поисковой, образовательно-исследовательской работы в дальнейшем. Порядок хранения и движения медицинских карт амбулаторного больного регламентирует приказ главного врача медицинской организации. Хранение амбулаторной карты вне медицинского учреждения, в котором она была оформлена, недопустимо. Возможна транспортировка медицинских карт между филиалами. Первичные медицинские документы, заверенные подписью лечащего врача и печатью медицинской организации, передаются медицинским работником другого филиала водителю транспортного средства, ответственного за транспортировку медицинских карт, и доставляются в картохранили-ще филиала прикрепления пациента для приобщения к медицинской карте пациента по месту его прикрепления.
Ответственность за сохранность амбулаторных карт несет регистратура. Для поддержания хорошего внешнего вида медицинских карт, обеспечения своевременной сортировки и сохранности за каждым регистратором закрепляется определенная часть картотеки. С целью повышения надежности хранения амбулаторных карт необходимо проведение резервного копирования амбулаторных карт в электронном виде.
В случае утери амбулаторной карты пациенту необходимо написать письменное заявление на имя главного врача с указанием полных дан-
ных, номера телефона для связи, а также уточнением обстоятельств утери амбулаторной карты (где карта находилась в момент последнего посещения поликлиники). В соответствии с указанными обстоятельствами медрегистраторы и старшая медсестра регистратуры осуществляют поиск амбулаторной карты. В случае отрицательного результата поиска оформляют дубликат амбулаторной карты. Оформление дубликата упрощается при наличии резервной электронной копии.