Системы электронного документооборота пока еще редкость в медицинских организациях. Основными причинами такого положения оказываются высокая стоимость СЭД и недостаточная информированность руководителей органов управления здравоохранением и медицинских организаций об их возможностях. Однако ситуация быстро меняется в связи с выходом на рынок новых видов программного обеспечения для организации документооборота и снижением цен на массовые программные продукты в этом сегменте. Кроме того, в Интернете можно найти и скачать бесплатные программы по делопроизводству.
Основной единицей электронного документооборота является реги-страционно-контрольная карточка (РКК), содержащая набор реквизитов, основные характеристики и данные о движении документа, начиная с его получения и заканчивая списанием в архив, что позволяет контролировать сроки рассмотрения обращения. Поэтому первым и одним из наиболее ответственных этапов создания базы данных (БД) считаются классификация документов, учитывающая особенности документооборота в конкретной организации, и разработка соответствующей формы РКК, на основе которой строится основной элемент СЭД - электронная таблица1.
В большинстве случаев документы представлены на бумажных носителях, поэтому в СЭД часто используется не сам документ, а его регистрационно-контрольная карточка, в которую заносится краткое содержание документа. При необходимости бумажный документ можно отсканировать и включить электронную версию в БД.
Электронные документы заносятся в БД сразу.
В настоящее время имеется большое количество самых разнообразных программных средств - систем управления базами данных (СУБД). Несмотря на все их разнообразие, технические характеристики и возможности, все они в целом построены по единым принципам.