4.1. Автоматизация торговой деятельности аптечной организации
Специфика фармацевтического сегмента заключается в том, что он относится к числу наиболее регулируемых сфер розницы. Законодатель прописывает большое количество регламентов и ограничений, которым фармацевтические работники обязаны следовать. Данная особенность повлияла на выстраивание механизмов автоматизации деятельности аптечных организаций.
Практика показывает, что под эти механизмы не слишком хорошо подходят универсальные, общеотраслевые решения для автоматизации: их применяют главным образом в целях ведения бухгалтерского учета, но не товарного либо складского. Для эффективного учета номенклатуры в аптеках наиболее оправдано применение как раз узкоспециализированных, адаптированных к фармацевтической отрасли решений (которые вместе с тем можно использовать в связке с теми или иными бухгалтерскими программами, если они не поддерживают аналогичный функционал по умолчанию).
Одна из главных задач аптеки как хозяйствующего субъекта — корректно определить потребность в заказе того или иного объема конкретной продукции. С этим универсальные общеотраслевые решения как раз во многих случаях и не справляются. Это происходит, так как оборот некоторых ЛП, подлежащих предметно-количественному учету, нормируется, и их потребность строго рассчитывают в зависимости от различных факторов. В свою очередь то, насколько справляется тот или иной узкоспециализированный продукт, будет его ключевым конкурентным преимуществом на рынке и повлияет на степень его востребованности среди аптек.
Программные алгоритмы, реализованные в товароучетных продуктах в целях обеспечения выполнения ими поставленной задачи, могут быть очень сложными. Как правило, здесь используют математические формулы, которые предусматривают определение потребности в товаре, исходя из многих факторов: периодичности заказов, уровня спроса на товар, размера запасов и прочих данных.
Таким образом, первое ключевое направление автоматизации аптеки — автоматическое определение потребности объекта, на котором реализуется фармацевтическая продукция, в тех или иных закупках (по объему и составу).
После того как закупка осуществлена, в отношении принятого товара может потребоваться:
- разместить его на складе;
- обеспечить передачу со склада на витрину;
- при необходимости вернуть поставщику (если будут выявлены несоответствие в качестве и прочие несоответствия).
Все эти операции осуществляются в рамках отдельного масштабного направления деятельности аптечной организации — складского учета. Следует отметить, что основные его процедуры в целом унифицированы по большинству отраслей розницы, и организация работы аптечного склада, таким образом, не будет чем-то особенным в сравнении с организацией работы продуктового магазина или торгового предприятия, которое реализует одежду, косметику, бытовую технику. Движение и документирование движения товаров — безотносительно его классификации — в целом осуществляется в рамках различных подразделений хозяйствующего субъекта по одним и тем же принципам.
Однако программное обеспечение, которое используют в рамках аптечного складского учета, должно «уметь» работать с товарами тех категорий, которые реализуют в фармацевтике. Либо поддерживать интеграцию с товароучетной платформой, которая данные категории поддерживает.
Аптечная организация инициирует закупку с единственной целью — последующей реализации или отпуска товара. На современном фармацевтическом рынке реализацию осуществляют по двум базовым каналам:
- традиционному — при визите человека в аптеку;
- дистанционному — при заказе человеком позиции через Интернет или по телефону.
При этом в рамках дистанционного канала вручение товара может происходить как при последующем визите человека в аптеку, так и при осуществлении доставки товара в указанное заказчиком место.
На каждом из указанных направлений, связанных с продажей товара, возможна (а в условиях современного рынка попросту необходима) автоматизация. В части применения традиционного канала она может заключаться:
- в автоматизированном подборе товарного ассортимента для выкладки;
- в выборе конкретных мест для выкладки товаров на основе алгоритмов, предложенных компьютером;
- в автоматизированном формировании ценников, прайс-листов;
- в слежении за сроками годности товаров, выставляемых на прилавок.
Отдельное направление автоматизации в рамках применения традиционных каналов продаж — совокупность процедур, характеризующих применение различных технических средств в ходе реализации и отпуска товара. Основное такое техническое средство — контрольно-кассовый аппарат (в большинстве случаев сопряженный с эквайринговым терминалом, позволяющим принять оплату с карты). Его применению сопутствует использование сканера, облегчающего труд фармацевтического работника на этапе формирования кассового чека к оплате.
В части дистанционного канала могут быть инициированы:
- автоматизация процедуры приема заказов (и выхода на связь с покупателем — прежде всего в целях информирования о статусе заказа) с применением интерфейсов на сайте, мобильного приложения, ресурсов call-центра;
- автоматизация процедуры подготовки (упаковки) заказов к выдаче в самой аптеке или в рамках механизмов доставки (здесь может быть задействовано много технических инструментов и средств учета: от простейших сканеров, используемых для сверки заказанных и упакованных товаров по штрихкодам, до роботизированных линий для сборки заказов).