2.1. Преимущества и подходы к автоматизации аптечных организаций
Автоматизация аптечной организации подразумевает практически всю деятельность данной организации с применением программного обеспечения, отслеживающего и регулирующего все этапы движения товаров аптечного ассортимента от поставщика до конечного потребителя, тем самым сводя к минимуму ручную работу. Автоматизация возможна при любом размере фармацевтического бизнеса — от крупной федеральной аптечной сети до небольшого аптечного киоска.
Автоматизация аптечных организаций — направление научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства с целью освобождения человека или уменьшения степени его участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования фармацевтической информации.
К преимуществам автоматизации учета и делопроизводства в аптечных организациях относятся следующие:
- повышение производительности труда;
- улучшение качества обслуживания;
- оптимизация процессов управления.
Автоматизация существенно уменьшает время на обслуживание пациентов (клиентов) аптечной организации, поскольку вся нужная информация, такая как остатки товара, синонимы ЛП, места их хранения, а также инструкции по применению, доступна в базе компьютера на рабочем месте фармацевтического работника по отпуску товаров аптечного ассортимента.
Также упрощается и процедура инвентаризации, так как на любой момент времени известны остатки по учетным данным и фактические места хранения товара.
Системы автоматизации формируют отчеты о поступлении и реализации товаров, и на их основании определяется их потребность.
Автоматизация аптечных организаций позволяет получать и экономические выгоды. К примеру, есть возможность на основании различных отчетов анализировать оборот товаров аптечного ассортимента, определять оптимальные сроки и размеры их поставок. Остатки на складе регулируются с учетом того, чтобы товары «не залеживались», благодаря чему финансовые ресурсы постоянно оборачиваются, а не оседают в непродаваемом товаре.
Автоматизация облегчает работу с бесплатными и льготными рецептами, позволяет вводить различные дисконтные программы и программы лояльности клиентов.
Вместе с тем автоматизация требует комплексного и системного подхода. По этой причине при автоматизации любого рабочего места в аптечной организации необходимо учитывать весь необходимый комплекс аппаратных и программных средств. В состав систем автоматизации учета и делопроизводства могут входить:
- датчики (сенсоры);
- устройства ввода;
- управляющие устройства (контроллеры);
- исполнительные устройства;
- устройства вывода;
- компьютеры.
Весь этот комплекс средств обычно называют системой. В фармацевтических организациях в качестве основных систем автоматизации в настоящее время используют следующие:
- систему бухгалтерского учета;
- систему управления персоналом;
- систему электронного документооборота (СЭДО).