Регистратура является основным структурным подразделением поликлиники, выполняющим задачу по организации приема больных в поликлинике, оказания им помощи на дому и ведению необходимой документации (прил. 2, 3).
Структура, оснащение регистратуры
- Работа регистратуры должна быть организована с учетом формирования условий для максимального удобства пациентов.
- Информационные стенды, расписание приема врачей в холле регистратуры ыдолжны быть оформлены в соответствии с установленным порядком, в визуально доступном месте и обновляться ежедневно.
- В холле регистратуры должно быть установлено визуально доступное информационное табло (монитор) с указанием наличия свободных талонов к специалистам, информации о проводимых мероприятиях, о порядке и месте получения услуги по записи на прием, в том числе через Интернет и терминалы самозаписи, о правах пациента. Также возможна трансляция на мониторе информации о здоровом образе жизни, факторах риска развития заболеваний.
- В регистратуре поликлиники должно функционировать максимальное количество окон для приема граждан.
- Отдельно необходимо предусмотреть окна для оформления приема и регистрации вызовов врача на дом (в том числе по неотложным обращениям).
- Терминал самозаписи пациента; колл-центр для работы с населением по телефону; помещение для хранения и подбора амбулаторных карт пациентов; медицинский архив.
Условия нормального функционирования регистратуры
- В регистратуре одновременно работает не менее чем по одному регистратору на одно рабочее место по графику, составленному старшим медицинским регистратором.
- Количество рабочих мест определяет администрация учреждения, бо´льшая часть которых — общие, одно — справочное. Возможно совмещение справочного окна с общими окнами, с «телефонным центром».
- В регистратуре организуется «телефонный центр». Рекомен-дуемое количество рабочих мест в «телефонном центре» — два.
- Каждый медицинский регистратор взаимозаменяем.
- Любой пациент может обратиться в любое окно.
- Каждое рабочее место регистратора оснащено компьютером, телефоном.
- Телефоны подключены к АТС, имеется несколько входящих телефонных линий (многоканальная связь).
- Компьютеры подключены к локальной сети медицинской организации, на компьютерах установлена МИС медицинской организации.
- В регистратуре имеется не менее двух скоростных принтеров, подключенных к локальной сети и позволяющих производить печать документов из МИС.
- Имеется в наличии и постоянно обновляется телефонная база пациентов, занесенная в амбулаторные карты пациентов и в электронные карты.
- В холле регистратуры необходим полный набор информации для пациентов.
- На окнах регистратуры установлены переговорные устройства.
- На окнах регистратуры должны быть (желательно) установлены видеокамеры с возможностью записи переговоров между регистраторами и пациентами. Срок хранения записи не менее семи дней.
- На входящие телефонные линии устанавливается записывающее устройство. Срок хранения записи не менее трех месяцев.
- Должна быть предусмотрена система информирования пациентов о проведении видео и аудиофиксации разговоров (информационные таблички, аудио информирование о проведении записи разговоров).
Регламент работы регистратуры
Работа регистратуры осуществляется в рабочие часы поликлиники: в рабочие дни с 7.30 до 18.00 ч. без перерыва, в две смены, в субботу с 7.30 до 12.00 ч. без перерыва, в одну смену. Временной период с 7.30 ч. до начала приема врачей и процедурных кабинетов с 8.00 ч. предусмотрен для подготовки рабочей документации и рабочего места медрегистратора.
При наличии объективной необходимости, по усмотрению администрации, возможно увеличение продолжительности времени работы регистратуры поликлиники при условии соблюдения норм трудового законодательства.
Обязательным условием получения плановой медицинской помощи в рамках ОМС при обращении пациента является наличие действующего полиса ОМС как на бумажном, так и на электронном носителе или универсальной электронной карты с данными полиса ОМС на электронном носителе и нанесенным на нее текстовым номером полиса ОМС (далее — полис ОМС).
Работа регистратуры должна строиться по централизованной системе и исходить из участково-территориального принципа обслуживания населения и бригадного метода работы врачей поликлиники. Работой регистратуры руководит заведующий (старший регистратор), назначаемый на эту должность приказом главного врача поликлиники (прил. 6).
Медицинскому регистратору отводится большая роль в деле правильной организации приема больных. Он первый встречает больного, беседует с ним, в необходимых случаях помогает больному разобраться в организации приема. Медицинский регистратор должен разбираться в вопросах сортировки больных по медицинским показаниям, что дает возможность правильно решать вопросы регулирования потока больных (прил. 7).
Важнейшим элементом работы регистратуры является запись посетителей на прием к врачу, регистрация вызовов на дом, направление обратившихся в поликлинику на флюорографическое обследование и профилактические осмотры. От организации работы регистратуры зависит в значительной степени ритмичность работы всех подразделений поликлиники, обеспечение наиболее оптимального распределения потоков посетителей, уменьшение затрат времени больных на посещение поликлиники.
Прием плановых больных в поликлинике и амбулаторно-поликлинических подразделениях (врачебная амбулатория) осуществляется при предоставлении пациентом страхового медицинского полиса и документа, подтверждающего личность.
Организация записи и направления на прием к врачу
Предварительная запись на прием осуществляется при личном обращении пациента или законного представителя в регистратуру, при обращении по телефону, через терминал самозаписи, посредством сети Интернет. Для осуществления записи пациента предварительно в электронном журнале приема врачей МИС, при ее наличии, отводится определенное количество талонов в день. Количество первичных, вторичных, экстренных талонов определяет заместитель главного врача по поликлинике, заведующие филиалами, заведующий детской поликлиникой в зависимости от потребности и количества врачей на приеме.