4.1. Организация документооборота
Движение документов в организациях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, служебными регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
При применении электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.
4.2. Организация доставки документов
Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
4.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.